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制度建设
吉铁职院发[2016]46号 基建、修缮工程及物资仪器设备采购招标管理办法
2016-07-04 16:04 后勤与资产管理处 纪检监察审计处

吉林铁道职业技术学院

基建、修缮工程及物资仪器设备采购招标管理办法

为进一步规范学院基建工程、修缮工程和物资仪器设备采购招标行为,完善监督制约机制,有效利用市场竞争机制和财务预算控制,提高资金使用效益,维护学院的合法权益,促进廉政建设,防止商业贿赂等违纪违规行为,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等有关法律、法规,结合我院实际情况,特制定本办法。

第一章总 则

第一条本办法所称基建工程、修缮工程是指学院新建、改建、扩建、装饰、装修以及园林绿化工程;既有建筑物和基础设施的拆除、翻建、维修、加固、改造、装饰、装修等修缮工程。物资仪器设备采购是指教学、科研仪器设备,计算机软件、图书资料,办公自动化设备、学生课桌椅、宿舍床柜等物资采购,及需要确定经营资格的其它招标项目。

第二条学院实行基建工程、修缮工程和物资仪器设备采购招标管理制度。学院各单位、各部门凡使用财政资金、学院自筹资金进行第一条所列项目,利用非学院资金进行的经营资格招标项目,如教材、学生床上用品、校服、军训服及其他校内服务经营权属等,均适用本办法。

第二章机构设置及职责

第三条学院对采购招标工作实行统一领导、归口管理。

一、成立招标工作领导组。学院党委书记、院长为组长,其他院领导为副组长,纪检监察审计处、财务处、后勤与资产管理处、实训与教育技术中心、校区建设办公室等部门负责人为组员。招标工作领导组下设招标工作办公室,招标工作办公室设在后勤与资产管理处。

1、招标工作领导组

组 长:党委书记 院长

副组长:党委副书记 副院长 纪委书记

组 员:后勤与资产处管理处处长 纪检监察审计处处长

计划财务处处长 实训与教育技术中心主任

后勤与资产处副处长 校区建设办公室主任

2、招标工作办公室

主 任:后勤与资产管理处处长

副主任:后勤与资产处主管资产副处长

成 员:资产科科长 资产科科员

二、招标工作领导组及相关部门职责:

1、招标工作领导组的工作职责:统一领导各类招标及验收工作。贯彻上级有关招标及验收工作的法律法规;制定学院招标及验收管理办法和其他规范性文件;确定政府采购目录门槛限额以下的招标项目的委托招标工作;研究确定招标及验收工作的原则、方法、程序、责任、纪律等重大事项;审定评标及验收人员;对招标及验收过程实施监督检查。

2、招标工作办公室的职责:负责组织实施在省建设厅、省财政厅申报的基建工程、修缮工程和物资仪器设备采购的招标及验收工作,负责组织学院委托招标项目的招标及验收工作,负责零小工程和一般物资采购的询价和验收工作。

按照吉林省政府相关部门要求,落实具体采购招标工作,申报采购计划,上报技术需求;抽取委托招标代理公司及项目评委,及时与委托招标代理公司联系委托的招标项目,审核招标公告及招标文件,与委托招标代理公司同步在学院网站发招标公告;与纪检监察审计处、计划财务处、实训与教育技术中心共同商定付款方式;签订采购招标合同;组织建设施工(采购)项目的验收;办理项目结算及质保金返还手续。

3、项目申请部门主要职责:对项目负主体责任,提出项目申请,论证项目的可行性;编制项目预算;编制招标文件;研究制定招标方案;办理待招标项目审批手续;监督采购或工程的质量及进度;组织审订招标采购合同;参与建设施工(采购)项目的验收。

4、纪检监察审计处的主要职责:审计物资采购项目预算价格,监督委托招标代理公司及项目评委的抽取,监督项目询价及项目的招标、实施过程,参加项目的验收。

5、计划财务处的主要职责:进行项目经济可行性论证和评审,组织财政专项资金项目预算的申报,落实项目资金来源,参加项目的验收。

6、实训与教育技术中心的主要职责:负责组织各教学单位实训、实验项目的论证和申报,组织校内外专家论证会;负责监督项目实施进度、质量,参加项目验收。

第三章采购招标范围及方式

第四条凡是《吉林省政府集中采购文件》门槛限额以上的基建、采购项目,按吉林省政府集中采购文件规定执行。

第五条《吉林省政府集中采购文件》门槛限额以下的采购项目,基建及修缮工程造价在7万元(含7万元)——50万元、一次性采购金额在5万元(含5万元)——20万元的大宗物资,均需按本办法的招标程序执行,填写《大宗物资采购、大型工程施工立项审签表》(附表1),报院长办公会议审议通过后办理委托招标手续。

第六条采购招标方式根据国家及地方政府相关规定,分别采取公开招标、竞争性谈判、邀请招标、询价采购的方式进行。对专业技术性强,供货单位少的采购项目,经吉林省财政厅政府采购办批复或学院招标工作领导组集体讨论同意,可以按单一来源采购方式办理。

第七条 非招标采购、工程项目办理

1、基建及修缮工程造价在5万元(含5万元)——7万元的项目需填写《大宗物资采购、大型工程施工立项审签表》(附表1),报院长办公会议审议通过后执行。

2、基建及修缮工程造价在0.5万元(含0.5万元)——5万元的项目需填写《零小工程报建、报修报告书》(附表3)。

项目金额在0.5万元以下(含0.5万元)的项目由主管院领导、主管设备资产副院长审签;项目金额在0.5万元——3万元(含3万元),由主管院领导、主管设备资产院领导和主管财务院领导审签;项目金额在3万——5万元的项目,由主管院领导、主管资产院领导、主管财务院领导和院长审签。

项目审批后在校园网发布询价公告,公告周期不少于5个工作日。公告期满招标工作办公室负责将询价结果及处理意见以书面的形式报主管设备资产院领导审阅,并报到纪检监察审计处备案。符合询价条件的投标单位原则上不得低于3家,确因所要求资质条件特殊等原因而导致的投标单位少于3家时,需报经院领导审阅通过后采取邀请询价和竞争性谈判方式确定施工单位。

0.5万元以下的基建及修缮工程项目审签后由后勤与资产管理处组织实施。

3、一次性采购金额在5万元以下的物资仪器设备采购,需填写《校内零星物资采购申请单》(附表5)。

其中项目金额在0.5万元以下(含0.5万元)的项目由主管院领导和设备资产主管院长审签;项目金额在0.5万元——3万元(含3万元),由主管院领导、主管设备资产院领导和主管财务院领导审签;项目金额在3万元——5万元的项目,由主管院领导、主管资产院领导、主管财务院领导和院长审签。

一次性采购金额在0.5万元(含0.5万元)——5万元的物资仪器设备采购,由后勤与资产管理处组织使用单位、纪检监察审计部门参加,进行集体考察、询价论证,按照审签程序采用集体采购方式进行;

0.5万元以下的采购项目审签后,由后勤与资产管理处集体询价办理。

第四章招标工作程序

第八条采购招标工作程序:

一、经学院批准的基建、采购项目,由项目申请单位确定项目负责人,项目负责人应是部门负责人或专业带头人。项目负责人负责编制或完成项目可研报告,可研报告中要有概算和资金使用明细,并组织校内专家论证会(相关专业中级及以上专业技术职称人员3至5人),专家签字通过后,项目申请单位向学院院长办公会议进行汇报,依据学院年度财务预算,确定采购招标方式、付款方式和招标控制价,组织起草招标文件。

二、申报的基建、采购招标项目在院长办公会议上审查通过后,由申请部门或项目负责人按照要求,办理相关审签手续并提供备选评委,提供相关技术参数及其他招标要求,明确评标办法。学院招标工作办公室接到审签表后,向分管招标工作的副组长汇报,在学院招标门槛限额范围内的项目,与纪检监察审计处共同抽取委托招标代理公司及评委,委托招标代理公司按需方提供的需求制定招标公告及招标文件,招标工作办公室审核确认后在学院网站与委托招标代理公司同步发布招标公告。因采购周期满足不了使用要求等特殊情况由院长办公会议确定是否采取由学院组织招标。

三、学院招标工作办公室根据《吉林省政府集中采购文件》和本办法规定,需要报省政府采购的项目,由学院招标工作办公室按省政府采购程序报省财政厅政府采购办公室或省建设厅等主管部门;学院内采购招标项目由学院招标工作办公室联系委托招标事宜,制定并与中标单位签订合同。

第九条学院评标代表的确定:

一、根据项目的专业性要求,学院临时成立专家库,由主管招标工作副组长确定临时专家库人选。

二、报吉林省政府采购中心采购的项目,在向吉林省政府采购中心上报需求参数前,委托招标代理公司的院招标项目在开标前,由学院招标办公室和纪检监察审计处从相应项目提供的备选评委中抽取1人作为评标代表。

三、报吉林省建设厅的项目,学院评标代表在开标前一天由学院招标办公室和纪检监察审计处在相应项目的专家库中抽取1-2人(具体人数由招标代理公司请示省主管部门确定)作为评标代表。学院领导和学院纪检监察审计人员可根据需要参加开标会。

第十条 招标代理公司由学院通过招标确定,在委托招标时抽签选用。

第十一条凡未按本办法规定执行的采购项目和修缮工程,财务部门一律不予办理付款手续。

第五章招标原则和纪律要求

第十二条学院各项招标工作实行统一领导、分工负责、集体决策、依法公开、诚实信用、公平公正、公开透明、科学规范、依法委托和择优定标的原则。

第十三条省政府集中采购项目招标结束后,招标工作办公室须保存中标单位的投标文件(标书副本)和中标通知书,作为学院监督本项目施工(采购)进度、质量及项目验收的依据。

委托招标项目和学院组织的招标项目须保存所有投标单位的投标文件(标书副本)和中标通知书,并将中标通知书复印件报计划财务处1份。

第十四条严格招标工作纪律。各级领导干部及主管基建工程、修缮工程和物资仪器设备采购人员的配偶、子女和亲属应回避竞标。参加招标工作人员必须坚持原则,秉公办事,严禁不经招标或集体讨论而指定施工(供货)单位;严禁明招暗定、泄漏标底、招标走过场。

第十五条学院的采购招标项目,项目负责人为第一责任人,项目负责人必须认真负责,有所担当,对项目的质量、招标控制价格负主要责任;采购招标管理部门、委托的招标代理公司、财务、纪检监察审计等监督部门必须履职尽责,承担管理、监督责任;主管院领导对项目负有领导责任。

第六章 招标采购验收组织及基本程序

第十六条 本办法所指招标采购验收是指按照法定的程序组成验收小组,对招标采购活动实施结果进行现场检查、检验、综合评定项目实施结果的结论,并客观、公正地做出合格或不合格验收结论的一种活动。

第十七条 招标采购合同是招标采购验收的依据,是采购人和供应商之间的权利和义务。供应商、采购人应按照采购合同的约定,全面履行合同。任何一方当事人在履行合同过程中均不得擅自变更或终止合同。

招标采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,双方当事人应当变更或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任,双方都有过错的,各自承担相应的责任。

验收人员应对供应商履约情况进行验收,以确认货物、工程或服务是否符合合同及招标文件的要求。

第十八条项目实施完成后,按合同要求,招标工作办公室组织学院相关部门和项目负责单位进行验收。

第十九条指定验收主要负责人。验收工作实施前,首先要指定验收主要负责人,负责整个验收过程的组织实施。省政府采购项目须由设备资产主管副院长担任验收负责人,学院招标采购项目由设备资产主管处长担任验收负责人,其他非招标采购项目由主管设备资产副处长担任验收负责人。

直接参与该项目招标采购的主要责任人不得作为验收的主要负责人。

第二十条成立采购招标验收小组。验收小组成员应由学院纪检人员、财务人员、设备资产管理人员、采购人代表、项目负责部门代表、使用单位代表等组成。省招标项目原则上须由各职能部门负责人和项目负责人担任验收组成员。

第二十一条正式申请验收前,使用部门须组织预验收,对招标项目进行评价,并填写项目预验收报告单(附表7),该报告单与正式验收报告一同存档。项目预验收参照正式验收办法执行,预验收合格的项目方可申请组织正式验收。

第二十二条对招标采购项目进行验收。

1、货物和服务类项目的验收。验收人员根据招标采购合同条款认真核对品牌、型号、配置、配件、产地、数量、价格、服务内容和供应商等情况,现场检验设备运行状况或货物、服务质量。

2、工程类项目的验收。验收人员根据施工合同认真核查工程数量,检查工程质量及性能,依据基建、修缮工程验收规范鉴定施工是否合格。

第二十三条制作验收记录。验收过程中,验收小组应当填写验收记录。省政府招标项目按省政府相关部门要求填报,院内招标项目填报《大宗物资采购、大型工程施工验收报告书》(附表2)或《零小工程施工验收审签表》(附表4)。验收结束后,所有验收人员须在验收书上签字,并承担相应的法律责任。

第二十四条验收结果不符合合同约定的,应当通知供应商限期达到合同约定的要求。给采购人造成损失的,供应商应当承担赔偿责任。

第二十五条验收时间的约定:

1、货物类和服务类。对供应商提供的国家标准产品或技术要求不高且品牌、型号规格明确的,应做到随到随验收。对技术要求较高的产品或服务,应在提交货物或服务完成之日起,在合同规定的时间内组织验收工作。

2、工程类。属于独立的工程(包括设备安装调试)项目,在供应商提交竣工报告之日起,在合同规定的时间内组织验收工作,并以书面形式通知施工单位。属于基本建设配套工程项目,且需要与基本建设工程整体验收的,则按基本建设项目竣工验收规定执行。

第二十六条分段验收约定。按采购合同约定的付款条件和付款期限进行分阶段验收,并出具分段验收报告。最后一次付款,如有质量保证金的,对供应商提供的货物或服务无质量方面异议的,将依据采购合同及有效凭证办理资金结算手续。否则,还需出具验收报告。

第二十七条质保金支付。凡是有质量保证金的,在质保期满(质保期从验收合格之日起)一周内由供应商(或施工单位)出具《质保金返还申请表》(附表6),使用部门对采购项目(或工程)进行总体评价,主管部门、监审部门、财务部门和学院主管领导签字确认后方可返还质保金,达不到质量标准的由采购部门通知供应商(或施工单位)限期进行整改或维护,直至达到质量标准。如供应商(或施工单位)不能在限期内完成整改或维护,则不予返还质保金。

第七章 招标采购验收工作职责

第二十八条 采购部门职责:

1、加强招标采购工作的管理,严格执行招标采购管理制度,并在验收环节明确责任人员。

2、采购部门在完成采购、工程竣工或服务结束后按照采购合同约定的期限内提出验收意见,大型或复杂的采购项目按照有关规定执行。

3、学院在组织验收过程中,发现问题须及时向采购管理机构或主管领导反映,不得私自与供应商协商改变中标、成交结果,不得无正当理由拖延或拒绝接收、验收和付款。

第二十九条 验收相关人员职责:

一、验收人员应具备与采购项目相关的专业知识和实践经验。

二、验收人员必须按照招标文件、投标文件、各项承诺、合同、技术方案、配置型号等内容进行验收,不得私自改变验收标准,降低验收等级,遇到重大的技术问题要采取民主原则解决,验收小组成员都有自由发表意见的权力。

三、验收人员应当坚持原则,客观公正地独立提出验收意见并对自己的验收意见负责,如果验收意见与事实不符,损害学院或者供应商合法权利的,应当承担相应的法律责任。

四、验收人员在验收中发现有下列不符合合同约定的情形的,应在验收报告中注明违约情形,并及时通知采购部门或代理机构。

1、供应商未按合同约定的时间、地点或方式履约,提供的货物型号或配置不符合合同约定,缺少应有的配件、附件、材料,货物或工程的数量、质量、性能、功能达不到合同约定的(合同未约定的,按国家、行业有关标准或技术文件规定执行)。

2、供应商在安装、调试等方面违反合同约定或服务规范要求的。

3、其他违反合同约定的情形。

五、验收人员在验收过程中发现有严重质量问题、假冒伪劣产品等重大可疑情况的,应及时书面反映。经确认属质量等问题的,采购人或采购代理机构应当及时与供应商进行交涉,追究违约责任,经确认属假冒伪劣产品的,应移交工商、质量监督等行政执法部门依法查处。

第八章 法律、纪律责任

第三十条采购、验收人员有下列情形之一,构成犯罪的,依法追究刑事责任,尚不构成犯罪的,处以罚款,有违法所得的,并处没收违法所得,并按照有关规定进行处理:

1、与供应商或者采购代理机构恶意串通的;

2、接受供应商贿赂或者获取其他不正当利益的;

3、在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的;

4、验收人员不履行职责,造成损失或影响工作的;

5、其他一些违法、违规行为。

对违反规定者,特别是造成国家财产损失的,要严肃追究主要责任人和有关领导人的责任,直至予以党纪政纪处分。对触犯刑律的要移交司法机关处理。

第九章附 则

第三十一条本办法自颁布之日起实施,吉铁职院发〔2014〕52号《吉林铁道职业技术学院物资仪器设备及基建、修缮工程采购招标管理办法》文件废止。

第三十二条本办法由学院招标工作领导组负责解释。

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